Export : les 11 documents indispensables [Guide]

Facture Proforma

Dans un échange traditionnel d’import-export, tout commence à partir de la première demande pour un ou plusieurs des produits que vous proposez. Cette requête pourra inclure une demande de devis.

Lorsque cette demande provient d'un acheteur potentiel national, vous devriez pouvoir utiliser un formulaire de proposition standard. Cependant, pour une transaction à l'étranger, votre devis sera envoyé sous la forme d'une proforma de facture. Ainsi, votre prospect à l'étranger peut demander un formulaire de facture afin d'organiser le financement, d'ouvrir une lettre de crédit, d'obtenir les licences d'importation compatibles, etc.

Correctement remplie, une facture proforma semblera presque identique à une facture commerciale. Elle indique, notamment, les détails suivants :

• Dans une transaction, l'implication de l'acheteur et du vendeur
• Une description approfondie de la marchandise.
• Le système harmonisé de catégorisation des marchandises.
• Le coût.
• Les informations de livraison, telles que le mode et le lieu de livraison.
• Le terme de paiement d'une vente
• La devise appliquée au contrat, qu'il s'agisse du dollar américain ou de toute autre devise.

Assurez-vous de fournir la date d'expiration dans votre formulaire de facture. Vous pourriez rencontrer beaucoup de complexité dans le processus d'exportation, ainsi il est conseillé de fixer un délai précis dans le devis, pour réduire les risques.

Facture commerciale

Après avoir soumis une facture proforma à votre prospect étranger et reçu sa commande, il convient de préparer vos articles pour la livraison, sans oublier les autres documents qui accompagnent la marchandise tout au long du transport. Un des papiers les plus importants est la facture commerciale. Elle contient la majorité des informations et regroupe l'ensemble des documents de la transaction d'exportation, du début à la fin.

Les gens demandent souvent pourquoi cet exemplaire de facture commerciale diffère des factures utilisées dans leurs entreprises pour les commandes passées au quotidien. Gardez en mémoire que les commandes que vous générez à partir d’un système comptable ou de l’ERP de votre société aboutissent à des factures comptables différentes des factures d'exportation.

Cette facture commerciale est similaire à une facture proforma présentée à vos clients sous la forme d'un devis, mais elle devra comporter des informations supplémentaires dont vous n'aviez pas connaissance auparavant. En effet, dès que vous aurez reçu la facture commerciale, vous disposerez certainement d'un numéro de commande, d'un numéro de réservation ou d'un autre numéro qui attribue une référence client à la commande, ainsi que des informations sur la banque et le paiement.

Incluez toute information pertinente sur l'assurance maritime, ainsi que toute autre information qui assurera une livraison efficace des produits et le règlement intégral de votre acheteur.

Liste de colisage

Plus complète, une liste de colisage pour les exportations permet généralement d’apporter des compléments supplémentaires à une liste de colisage classique ou un bordereau de livraison pour les expéditions nationales.

Cette liste peut être utilisée de différentes manières, notamment :

• Les spécificités présentes sur la liste de colisage peuvent être utilisées par votre transitaire pour préparer les connaissements en vue de l'exportation des marchandises.
• Une liste de colisage complète peut être exigée par une banque afin d'être payée en vertu d'une lettre de crédit.
• Les douaniers présents aux frontières des différents pays de destination, peuvent utiliser une liste de colisage pour localiser des produits emballés spécifiques qu'ils souhaitent inspecter. Plutôt que de devoir fouiller l’ensemble de la cargaison, cela simplifie grandement leur travail.
• La liste de colisage répertorie le contenu de la cargaison, ainsi que le poids et les dimensions nets et bruts en mesures impériales et métriques. Il reconnaît tous les marquages sur l’ensemble des produits, ainsi que toutes les instructions supplémentaires pour assurer le transport en toute sécurité des articles jusqu'à la destination finale.
• Une liste de colisage est indispensable pour faire une réclamation d'assurance si la cargaison est perdue ou endommagée. Elle peut être finalement utilisée si le transporteur et l'exportateur ne sont pas d'accord sur le poids ou la taille de la cargaison.

Certificats d’origine

Certificat générique

Certains pays exigent un certificat d'origine pour vérifier la provenance des articles. Une entité semi-officielle, telle qu'une chambre de commerce ou le consulat d'un pays, est normalement tenue de signer ces certificats d'origine. Même si les informations sur le pays d'origine figurent sur votre facture commerciale, un certificat d'origine peut être nécessaire.

Une chambre de commerce vous facturera généralement des frais qui vous permettront d'être membre afin de tamponner et de signer votre certificat. Vous devrez ensuite remplir un formulaire et le remettre au bureau de la chambre, afin qu’il soit tamponné et signé pour vous.

Les certificats d'origine électroniques (electronic certificates of origine, ECO) sont de plus en plus populaires pour remplacer la procédure fastidieuse consistante à dépendre de services de messagerie libérés ou à remettre en main un certificat d'origine à une chambre de commerce pour la certification.  Un ECO est fréquemment assez rapide à produire, vous permettant d'envoyer le certificat à l'importateur en ligne et peut être validé auprès de la Chambre de commerce internationale qui offre une meilleure crédibilité.

Certificat spécifique

Outre le certificat d'origine générique, il existe des certificats d'origine spécifiques à chaque pays. Par exemple, les États-Unis ont négocié 14 accords de libre-échange avec 20 autres pays, permettant aux marchandises américaines d'être importées dans ces pays à des taux tarifaires réduits ou nuls. Certains accords de libre-échange, tels que le contrat de libre-échange entre les États-Unis, l'Amérique centrale et la République dominicaine (CAFTA-DR), s'appliquent à de nombreux pays, notamment aux États-Unis.

Certificat de vente libre

Un certificat de vente libre, également appelé "certificat d'exportation" ou "certificat à l'intention des gouvernements étrangers", est une preuve significative que certaines marchandises, telles que des aliments, des cosmétiques, des produits biologiques ou des articles médicaux, peuvent être commercialisés ou distribués légalement sur le marché libre, sans restrictions et approuvées par les autorités institutionnelles du pays de départ.

Lors de l'enregistrement d'un de vos nouveaux produits sur un territoire national, vous avez besoin d'un certificat de vente libre. Vous alertez effectivement l'administration des douanes de ce pays : "Il s'agit d'un nouvel article que j'ai l'intention de démarrer à faire importer, et je tiens à présenter mes pièces justificatives prouvant que la vente de ce(s) produit(s) est licite dans le lieu d'origine."

Si un certificat de vente libre est demandé par un consommateur étranger, vous pouvez rapidement en faire la demande en ligne (il n'y a pas de frais ni d'obligation d'inscription).

Lettre d’instructions de l’expéditeur

Votre transitaire, normalement chargé d’organiser le transfert de vos marchandises avec un transporteur, veille à la prise en charge de toute la logistique. C'est l'une des personnes les plus importantes avec qui vous travaillez pendant le processus d'exportation.

Soit, vous faites appel à un transitaire qui va travailler pour vous, l'exportateur, soit l'acheteur engage un transitaire dans le cas d'une transaction d'exportation acheminé, selon vos conditions de vente convenues (rappelez-vous, c'est généralement l’Incoterm que vous choisissez).

Il est essentiel que vous présentiez une lettre d'instructions de l'expéditeur (SLI) contenant toutes les informations utiles pour transférer correctement vos produits, quelle que soit la personne qui s'engage avec le transitaire. (Il existe un certain nombre de raisons justifiant la nécessité d'une lettre d'instruction).

La lettre d’instruction est souvent décrite comme une note de couverture pour vos autres documents d'exportation. Elle peut inclure une procuration limitée, accordant l'autorisation d'agir en votre nom pour cet envoi.

Préoccupations sur le système d’exportation automatisé

Le SLI se réserve également le droit d'autoriser le transitaire à transmettre les informations relatives à l'exportation en ligne par le biais du système automatisé d'exportation, selon la personne qui a engagé le transitaire (Automated Export System, AES). La plupart des exportations d'une valeur supérieure à 2 500 $ par article doivent être déclarées aux douanes par le biais de l'AES. Ce dépôt via l'AES permet une bonne considération pour un grand nombre d’exportateurs.

Si l'acheteur engage un transitaire, c'est généralement ce dernier qui réalise le dépôt. Même si vous engagez le transitaire en tant que vendeur, vous pouvez le payer pour qu'il le dépose en votre nom.

Le dépôt de la documentation requise pour l'expédition par AES est simple et le fait de le faire vous-même vous permet de mieux contrôler le processus. Cependant, de nombreuses entreprises confient leurs dossiers AES à un transitaire, ce qui leur assure un SLI bien rempli.

Connaissement terrestre

Pour les expéditions internationales, un connaissement terrestre est souvent le premier document de transport nécessaire. Le transporteur terrestre le prépare pour vous ou vous pouvez le faire vous-même. Il s'agit d'un contrat de transport entre l'exportateur et l'expéditeur de marchandises qui précise la destination des articles et sert de reçu pour les marchandises enlevées.

Le connaissement pour le transport terrestre n'est généralement pas remis à l'acheteur. Il est plutôt attribué au transporteur international qui transporte les marchandises ou, sinon, à un transitaire, un dépôt ou un autre intermédiaire qui remettra vos produits au transporteur lorsqu'ils seront prêts.

Connaissement maritime

Quand vos produits sont expédiés par voie maritime, vous devez posséder un connaissement maritime. Ce type de connaissement permet de servir aussi bien à un acte de transport qu'à un titre de propriété des marchandises. Il en existe deux sortes:

Connaissement simple

Un connaissement simple est adressé à un certain destinataire et ne peut être négocié. Le destinataire prend en charge l'envoi en remettant au transporteur un reçu original signé.

Connaissement négociable

Un connaissement négociable est appelé "à ordre" ou "à l'ordre du chargeur". Le transporteur y appose sa signature. Il est ensuite envoyé à une banque présente dans le pays de l'acheteur. L'original est conservé par la banque jusqu'à ce que les modalités d'encaissement documentaire ou qu'une lettre de crédit soient remplies.

Lettre de transport aérien

Les expéditions de marchandises par voie aérienne nécessitent une lettre de transport aérien. L'Association internationale du transport aérien (IATA) délivre un certificat de transport entre l'expéditeur et le transporteur. La lettre de transport aérien, contrairement au connaissement maritime, n’est pas négociable.

Ce qui distingue principalement la lettre de transport par voie aérienne du connaissement, c'est le fait reconnaitre la propriété des articles.

• Une lettre de transport aérien est un reçu de marchandises que le transporteur ou son agent fournit pour indiquer le lieu d’arrivage de la cargaison.
• Un connaissement est un document qui définit le droit de propriété des biens. Il s'agit d'un accusé de réception d'une compagnie maritime avec un agrément pour que les marchandises soient livrées à la personne désignée sur le connaissement, à la destination.

Formulaire de marchandises dangereuses

Lorsque vos marchandises sont considérées comme dangereuses par l'Association internationale du transport aérien (IATA) ou l'Organisation maritime internationale (OMI), il convient de joindre à votre envoi le formulaire approprié pour les marchandises dangereuses. Le transport de marchandises ou de produits dangereux peut représenter un défi.

Le personnel concerné dans votre entreprise doit, au préalable, être formé pour conditionner, étiqueter et consigner correctement ces expéditions.

• Pour les expéditions par voie aérienne, le formulaire IATA (déclaration de l'expéditeur pour les marchandises dangereuses) est nécessaire.
• Pour les envois maritimes, une autre version du formulaire est disponible. Une fois encore, ces formulaires doivent être remplis par une personne désignée pour superviser l'expédition de ces marchandises dangereuses.

Traite bancaire

La traite bancaire est un aspect important de la procédure de vente à l'international permettant de transférer le suivi des biens du vendeur en échange des capitaux de son acquéreur. Le terme "encaissement documentaire" est souvent utilisé pour décrire le processus par lequel un vendeur combine divers documents avec une traite bancaire et une lettre de motivation.

En général, la banque du vendeur envoie le relevé de banque et les documents associés à la banque de l'acheteur ou à une banque en relation avec elle, via le transitaire. Une fois que l'acheteur a autorisé le règlement des marchandises, les documents sont envoyés par la banque de l'acheteur à ce dernier et les fonds sont transférés à la banque du vendeur.

Une lettre d'accompagnement, qui contient les spécificités de la traite bancaire, telles que les divers documents additionnels sont compris et les modalités de paiement, peuvent être jointes à la transaction.